Migliorare costantemente, lavorando di volta in volta su aspetti diversi dell’attività.
Questo dovrebbe essere un obiettivo fondamentale per ogni studio professionale, così da aumentare la produttività, incrementare il numero di clienti, ridurre i costi, rispettare le scadenze, offrire servizi di valore e innovativi, e via dicendo.
Un passaggio essenziale di questo miglioramento incrementale è quello che prevede di ottimizzare l’organizzazione dello studio, prendendo in esame il tempo, le performance, il carico di lavoro e i margini di guadagno. Come affrontare questa necessità nel modo giusto?
Come ottimizzare l’organizzazione dello studio? Gestione del tempo e analisi delle performance
Tra tutte le risorse a disposizione dello studio professionale, quella più importante è il tempo, che per sua stessa natura è finito e tendenzialmente scarso.
Per i professionisti peraltro il tempo non è solo una risorsa, è anche – da un certo punto di vista – il prodotto che viene venduto ai propri clienti.
Si capisce quindi che l’ottimizzazione dell’organizzazione dello studio deve partire proprio da qui, da un’analisi approfondita del tempo a disposizione e di quello assegnato a ogni progetto, a ogni cliente, a ogni singola attività.
Bisogna quindi trovare una risposta esatta a quesiti come “quanto tempo assorbe un bilancio?” oppure “quante ore sono necessarie per quel determinato tipo di consulenza” e “quanto si discosta il tempo realmente dedicato al singolo cliente rispetto a quello preventivato?”.
Ragionare sul tempo significa interrogarsi anche sul costo orario e insieme sulla produttività oraria, portando necessariamente a una riflessione sulle performance medie dello studio e dei suoi singoli componenti.
La previsione del carico di lavoro
Il secondo passaggio obbligato per migliorare l’organizzazione dello studio è quello di prevedere in modo esatto il carico di lavoro mensile e annuale.
Per fare questo è necessario considerare le esigenze effettive dei clienti, il limite massimo di saturazione dello studio e la stagionalità delle attività. È a partire da questo secondo step che diventa possibile pianificare al meglio il lavoro, per assegnare a ogni incarico il tempo dovuto così da non venire meno allo standard di qualità predefinito. Questo è essenziale, per esempio per il commercialista, per superare con successo i normali momenti di picco.
Una volta arrivati a una conoscenza tale da poter mettere in campo una pianificazione dettagliata delle attività – tenendo in considerazione anche le ore dedicate ad attività collaterali come la formazione, la gestione dello studio stesso e via dicendo – diventa più facile inserire nuovi progetti, richiedere compensi che siano allo stesso tempo concorrenziali ma tali da garantire il necessario margine di guadagno, e via dicendo.
L’organizzazione dello studio deve partire da dati concreti
Indubbiamente ci sono diversi strumenti che permettono di migliorare l’organizzazione complessiva dello studio, dal punto di vista delle decisioni strategiche e della gestione del tempo a disposizione.
Si pensi per esempio alla diversa organizzazione del tempo che l’introduzione della fatturazione elettronica ha consentito , o ai software gestionali che permettono di offrire servizi innovativi ad alto valore aggiunto, rivoluzionando l’offerta del professionista.
La certezza di fondo, però, è sempre e solo una: ogni miglioria introdotta deve essere decisa sulla base di dati certi, monitorando ogni singola attività.
Con i moderni software per studi professionali è possibile avere informazioni sempre aggiornate sulla redditività di ogni cliente e di ogni attività, verificando comodamente il raggiungimento degli obiettivi fissati in precedenza.
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