Senti la stanchezza delle continue interruzioni mentre cerchi di portare a termine lavori importanti per la tua clientela? Ti ritrovi a fine giornata con la sensazione di aver fatto mille cose ma di aver ottenuto poco in termini di produttività? Gestire un elevato numero di clienti e attività può risultare complesso e spesso l’organizzazione si basa sull’istinto piuttosto che su dati oggettivi. Per trasformare lo studio in un’impresa efficiente e organizzata, è fondamentale adottare un approccio strategico che metta al centro l’organizzazione e il controllo di gestione.
Perché il controllo di gestione è cruciale per lo studio
Il controllo di gestione (CdG) non è solo una funzione aziendale, ma un sistema di strumenti tecnico-contabili che supporta le decisioni direzionali, permettendo di comprendere meglio i risultati dello studio attraverso dati numerici precisi. Questo approccio consente di passare da scelte basate sull’istinto o sull’esperienza a decisioni guidate da informazioni concrete. Attraverso l’analisi dei dati, è possibile decodificare i comportamenti organizzativi del team e assicurarsi che producano risultati economici positivi.
Un problema significativo negli studi professionali risiede nella valutazione dei prezzi, specialmente per lavori a forfait. Senza un’analisi numerica approfondita, si rischia di considerare un cliente più vantaggioso solo per l’entità assoluta del compenso, quando in realtà potrebbe generare una perdita a fronte delle ore impiegate. Il Controllo di Gestione interviene proprio qui, consentendo di valutare il prezzo in rapporto alle risorse necessarie per ottenere quella parcella, ossia la tariffa o produttività oraria.
Un metodo pratico per l’implementazione del controllo di gestione è l’utilizzo del timesheet, un sistema extracontabile basato sul principio che ciò che vende il professionista è il tempo. Un timesheet efficace deve rilevare tutti i tempi lavorati, sia quelli dedicati alla gestione delle pratiche fatturabili sia quelli non fatturabili, come la contabilità, la fatturazione, la gestione preventivi, la partecipazione a corsi o riunioni, e le attività di marketing.
Le ore registrate nel timesheet possono essere categorizzate come:
- Necessarie, che riflettono la capacità produttiva dello studio.
- Vendibili alla clientela, attribuibili a specifiche aree di attività o singole pratiche.
- Non vendibili, dedicate alla gestione interna dello studio.
Attraverso il timesheet, è possibile confrontare il compenso applicato, il compenso obiettivo e il compenso effettivo per ogni progetto o area di attività, un’analisi particolarmente utile per gli studi che segmentano la propria attività in aree ben definite. Per chi svolge pratiche continuative, come gli studi di commercialisti, è cruciale che ogni professionista e tutti i collaboratori registrino sistematicamente i tempi per qualsiasi attività, assegnando a ogni pratica un’identificazione specifica e una tipologia di attività. La bontà dell’analisi dei dati dipende direttamente dalla metodicità e sistematicità delle rilevazioni.
Gestire uno studio professionale significa gestire il tempo. Una pianificazione e un utilizzo consapevole del tempo sono cruciali per ottenere risultati economici soddisfacenti ed evitare lo stress legato alle scadenze.
Il ruolo delle procedure operative nel controllo di gestione dello studio
Un’efficace gestione delle attività e una buona organizzazione rappresentano il pilastro su cui si fonda il successo di uno studio professionale. In questo contesto, le procedure operative si rivelano uno strumento imprescindibile per migliorare l’efficienza e l’organizzazione dello studio. Queste procedure non sono semplici istruzioni calate dall’alto, ma un modo attraverso il quale il professionista, la struttura o il gruppo di lavoro documenta come vengono svolte le attività, seguendo una traccia ben definita. Sono, infatti, una serie di azioni conseguenti assegnate a un responsabile, complete di indicazioni sui tempi necessari per eseguire ciascuna attività. Tale approccio trasforma l’esperienza e il talento dei collaboratori in competenze scritte e condivisibili, facilitando notevolmente l’inserimento di nuove risorse e garantendo una maggiore prontezza operativa, oltre a prevenire problemi legati al turnover. È cruciale che tali procedure emergano dal basso e siano condivise con il gruppo di lavoro, identificando le best practice e coinvolgendo attivamente le persone nella loro stesura, in modo che siano pratiche e adatte alla realtà dello studio professionale, garantendo così la loro utilità e adozione. Le procedure, pur essendo il sistema organizzativo che definisce il “come” si svolgono le attività, si distinguono da un sistema di pianificazione e controllo, che si concentra sul monitoraggio delle attività e dei tempi di lavoro per capire “cosa” funziona e come migliorarlo.
Pianificazione e tecnologie: il cuore del controllo di gestione
Per rendere realmente efficace l’organizzazione dello studio professionale, la pianificazione del lavoro deve essere supportata da strumenti tecnologici evoluti. Una soluzione gestionale avanzata non è solo un aiuto operativo, ma un vero e proprio partner strategico. Disporre di una piattaforma tecnologica consente di tenere sempre tutto sotto controllo: impegni e scadenze sono sincronizzati, le attività rese visibili in ogni momento e da qualsiasi luogo, con una visione d’insieme completa e aggiornata.
Un software per il controllo di gestione consente di monitorare con precisione i tempi dedicati a ciascun cliente, a ogni prestazione e alle diverse attività dello studio, fornendo dati essenziali per la misurazione della produttività. Questa capacità di analisi rappresenta il nucleo stesso del controllo di gestione, permettendo di distribuire al meglio carichi di lavoro, misurare le performance individuali e di team, e migliorare l’efficienza complessiva.
Un ulteriore vantaggio chiave è la possibilità di delegare e condividere in modo strutturato. Grazie a un sistema di accessi profilati e sicuri, è possibile coinvolgere collaboratori interni ed esterni, condividendo informazioni e risultati in tempo reale. Il gestionale diventa così il centro operativo dello studio: pianifica chi fa cosa, quando e come; consente di controllare l’esecuzione, analizzare gli scostamenti dagli obiettivi e intervenire rapidamente per correggere le procedure. Uno strumento imprescindibile per il miglioramento continuo, la gestione delle risorse umane e il pieno controllo delle performance dello studio.
Vantaggi concreti del controllo di gestione per lo studio e i clienti
L’implementazione di un sistema di controllo di gestione e di uno strumento digitale dedicato porta a vantaggi tangibili che fanno crescere il tuo business:
- Far crescere lo studio: migliorare i processi interni e fornire un servizio di qualità superiore ai clienti. Uno studio organizzato aumenta il suo valore economico e la percezione di ordine e sicurezza all’esterno.
- I clienti sono più soddisfatti: una gestione efficiente e organizzata delle attività si traduce in un lavoro tempestivo e preciso, che i clienti apprezzano, migliorandone la soddisfazione e la fidelizzazione.
- Migliorare la produttività: per avere sotto controllo la produttività dello studio, dei singoli addetti e delle prestazioni erogate. Questo permette di ottimizzare le risorse e garantire che gli investimenti in esperienza e talento si trasformino in competenze scritte e fruttuose.
Un business efficiente e organizzato non solo migliora la qualità del lavoro, ma aumenta concretamente il fatturato, di liberare il potenziale dello studio professionale gestendo il tempo e le risorse.
Vuoi saperne di più?
Scopri la soluzione
