La conservazione digitale dei documenti di lavoro, conformemente alla normativa vigente, rappresenta un aspetto cruciale nell’ambito delle pratiche aziendali. Oltre alla tradizionale conservazione dei documenti in formato cartaceo, la possibilità di adottare la conservazione digitale offre notevoli vantaggi.
Tale approccio si estende a tutta la documentazione relativa al rapporto di lavoro, come la lettera di assunzione, i passaggi di livello, la lettera di aumento e le variazioni dell’orario di lavoro, senza richiedere l’impiego di firma digitale o marca temporale.
L’adozione della conservazione digitale deve avvenire nel rispetto dei principi stabiliti dal Regolamento UE 2016/679 per la protezione dei dati personali. È fondamentale conservare i dati personali dei lavoratori in modo che l’identificazione degli interessati sia possibile solo per il tempo necessario al raggiungimento delle finalità del trattamento o nel rispetto di termini di conservazione più lunghi previsti da normative nazionali o europee.
Il passaggio al digitale diventa fondamentale per i consulenti del lavoro, in ottica di una migliore, sicura e sostenibile conservazione.
Termini di conservazione dei documenti di lavoro
Tra i termini di conservazione fissati dalle norme giuridiche, si evidenziano i seguenti:
- L’obbligo di conservazione del LUL (Libro Unico del Lavoro) è di cinque anni dall’ultima registrazione o dalla messa in uso (Min.Lav., Vademecum LUL).
- I contributi previdenziali e assistenziali (INPS, INPGI,…) si prescrivono in 5 anni, salvo che non sia intervenuta denuncia di omissione contributiva da parte del lavoratore (o dei suoi superstiti), entro il termine predetto; in tal caso il termine di prescrizione raddoppia (10 anni) e decorre, nuovamente, dalla data della denuncia. Ne consegue che la denuncia contributiva deve essere conservata in azienda per 5 anni o più (fino a un massimo di 15 anni in totale) a seconda dei casi (INPS, circ. 31/2012).
- I premi di assicurazione si prescrivono nel termine di 5 anni dal giorno in cui devono essere versati (Min. Lav., nota 7.2.1996 e Inail, circ. 32/1996). Ne consegue che le denunce relative all’autoliquidazione Inail devono essere conservate in azienda per 5 anni.
- I documenti rilevanti ai fini fiscali devono essere conservati fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione dei redditi e IVA di riferimento (articoli 43 DPR 600/73 e 57 DPR 633/72), in quanto entro il predetto termine l’amministrazione finanziaria può notificare gli avvisi di accertamento. Se la dichiarazione non è stata presentata (dichiarazione omessa) gli anni sono 7.
Modalità di conservazione
In analogia con quanto sinora visto, anche per comprendere le modalità con cui deve essere conservato un documento di lavoro, il primo riferimento è la norma giuridica: la conservazione dei documenti di lavoro deve avvenire nel rispetto delle disposizioni normative relative al singolo documento (ad esempio, il LUL deve essere conservato, per non incorrere in sanzioni, solo con le modalità indicate dal legislatore).
Se la norma non indica alcuna modalità di conservazione, o se l’obbligo non ha origine legale, il documento deve formarsi ed essere conservato in modo tale che sia utile allo scopo che intende perseguire. Deve quindi essere garantita la possibilità di avvalersi validamente del documento ai fini probatori in caso di ispezione o contenzioso con il lavoratore.
In assenza di specifiche regole relative al documento, la conservazione avviene generalmente in modalità analogica.
Documenti fiscali immodificabili
L’Agenzia delle Entrate ha risposto a un interpello relativo alla dematerializzazione e alla conservazione delle note spese e dei giustificativi con la Risoluzione n. 96/E del 21 luglio 2017, A. E risposta istanza consulenza giuridica 1/2023, ribadendo che qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale deve possedere, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità e autenticità.
Conservazione digitale: come si forma il documento informatico?
Il documento informatico è formato mediante una delle seguenti principali modalità:
a) creazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software;
b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico;
c) registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente;
d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.
A prescindere dalla modalità di formazione, il documento informatico è immodificabile se la sua memorizzazione su supporto informatico in formato digitale non può essere alterata nel suo accesso, gestione e conservazione.
Le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate da specifiche operazioni (individuate dalle linee guida) che cambiano in base alle modalità di formazione.
Al documento informatico immodificabile deve essere associato un riferimento temporale (data).
La certezza dell’autore è la capacità di poter associare in maniera certa e permanente il soggetto che ha sottoscritto al documento stesso.
Al momento della formazione del documento informatico immodificabile, devono essere generati e associati permanentemente ad esso i relativi metadati.
La sottoscrizione elettronica
Il Codice dell’Amministrazione Digitale individua e disciplina quattro diverse tipologie di sottoscrizione elettronica:
- firma elettronica: l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica;
- firma elettronica avanzata: insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l’identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati;
- firma elettronica qualificata: un particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma;
- firma digitale: un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.
Per garantire l’immodificabilità e l’integrità del documento informatico, occorre sempre l’apposizione di una firma elettronica qualificata o di un sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata (tra cui la firma digitale).
Per quanto riguarda in particolare la firma digitale, si tratta di una firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.
La firma digitale, che deve essere apposta in caso di conservazione sostitutiva del LUL, costituisce l’equivalente elettronico di una firma autografa (olografa). Attraverso una procedura informatica (validazione) sono garantite ai documenti informatici le seguenti caratteristiche:
- autenticità: la firma digitale garantisce l’identità del sottoscrittore del documento;
- integrità: la firma digitale assicura che il documento non sia stato modificato dopo essere stato firmato digitalmente;
- non ripudiabilità: la firma digitale attribuisce piena validità legale al documento, pertanto il documento non può essere ripudiato dal sottoscrittore.
Per generare una firma digitale è necessario utilizzare una coppia di chiavi digitali asimmetriche attribuite in maniera univoca ad un soggetto (titolare della firma).
La chiave privata è conosciuta solo dal titolare ed è usata per generare la firma digitale da apporre al documento. La chiave pubblica può essere usata da chiunque ne abbia necessità per verificare l’autenticità della firma.
La conservazione del LUL
Il libro unico deve essere compilato, per ciascun mese, entro la fine del mese successivo – art. 40, c. 4, D.L. 201/2011 (L. 214/2011).
Ad esempio, il LUL di dicembre 2023 deve andare in conservazione entro il 31 gennaio 2024 (con l’apposizione, in caso di conservazione sostitutiva, di una firma digitale e una marca temporale). L’obbligo di conservazione del LUL è di cinque anni dall’ultima registrazione. Deve essere custodito nel rispetto del D.Lgs. n. 196/2003, in materia di protezione dei dati personali.
Modalità di tenuta e conservazione
- stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo con numerazione di ogni pagina e previa vidimazione presso l’INAIL o con numerazione e vidimazione effettuata in sede di stampa del modulo cartaceo da soggetti autorizzati dall’INAIL (tipografie);
- stampa laser previa autorizzazione da parte dell’INAIL del tracciato utilizzato (può trattarsi di un tracciato proprio o di un tracciato autorizzato direttamente dalla casa di software);
- modalità informatica su supporti magnetici, a condizione che ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate, oppure con sistemi di elaborazione automatica dei dati che garantiscano la consultabilità dei dati in ogni momento, l’inalterabilità e l’integrità dei dati, nonché la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche stabilite dal Codice dell’Amministrazione digitale. Questa modalità di tenuta è sottratta agli obblighi di vidimazione e autorizzazione dell’Inail.
Già dall’elencazione ministeriale è possibile evincere due differenze sostanziali tra i primi due metodi e la conservazione sostitutiva. Mentre nei primi due casi è infatti necessaria la stampa, quest’ultima non serve in caso di conservazione digitale.
Inoltre, in tale ultima ipotesi, sono ridotti anche gli oneri burocratici, in quanto i sistemi di conservazione informatica del LUL sono sottratti agli obblighi di vidimazione e autorizzazione, previa apposita comunicazione scritta, anche a mezzo fax o e-mail, all’ITL competente per territorio, prima della messa in uso, con l’indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato.
Per quanto riguarda in particolare la conservazione su supporti magnetici, il D.M. 9.7.2008 ha stabilito che ogni singola scrittura deve costituire documento informatico e deve essere collegata alle registrazioni in precedenza effettuate, o a elaborazione automatica dei dati.
Il sistema deve garantire, oltre la consultabilità, in ogni momento, anche l’inalterabilità e l’integrità dei dati, nonché la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite.
Il sistema deve altresì garantire il rispetto delle linee guida AGID.
In ogni caso, nell’ipotesi di conservazione sostituiva, i documenti informatici che compongono il libro unico devono avere la forma di documenti statici non modificabili e devono essere emessi, al fine di garantire l’attestazione della data, l’autenticità e l’integrità, con l’apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica.
I documenti informatici possono essere memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purché rimanga sempre assicurato l’ordine cronologico e non vi sia la soluzione di continuità per ciascun periodo di paga. Deve essere garantita la funzione di ricerca e di estrazione dei dati in relazione: al cognome e nome, al codice fiscale, alla data e alle associazioni logiche dei predetti dati.
Il libro unico informatico deve essere reso leggibile a richiesta degli organi ispettivi e competenti su supporto cartaceo in formato “pdf”.
Conservazione sostitutiva e luogo di tenuta del LUL
Nel caso di conservazione sostitutiva del LUL, il tenutario (ad esempio il Consulente del lavoro in delega) produce il LUL attraverso il proprio software gestionale, lo firma digitalmente e lo versa al servizio del Conservatore, che eseguirà il servizio di conservazione. Tuttavia il soggetto tenutario continuerà ad essere il consulente del lavoro.
Gestione del libro presso i consulenti
In caso di ricorso a servizi di conservazione sostitutiva del LUL l’autorizzazione non è richiesta. L’intermediario abilitato comunica all’INAIL le aziende in delega (tramite il servizio on line LUL – Delega Tenuta) e, se la delega comprende anche la tenuta del LUL, indica se la stessa è totale o parziale (in quest’ultimo caso l’intermediario è delegato alla conservazione di una sola sezione del Libro unico, sezione presenze o sezione retributiva).
Inoltre, se l’intermediario è delegato alla tenuta e si avvale della conservazione sostitutiva, deve essere trasmessa una comunicazione all’ITL (in genere è inviata su carta intestata dell’azienda e per conto della stessa) in cui si indica la nomina del tenutario e il ricorso alla conservazione sostitutiva, specificando le caratteristiche del servizio.
Passaggio a conservazione sostitutiva in corso d’anno
Si potranno mandare in conservazione digitale anche i LUL precedenti, per i quali si era fatto ricorso alla stampa. Per la loro conservazione digitale si potrà procedere ad acquisire la relativa immagine tramite processo di generazione dello spool (o rappresentazione grafica) di stampa, a condizione che l’immagine così acquisita rispecchi in maniera fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo del documento.
Tali indicazioni sono state fornite dall’Agenzia delle Entrate con la risoluzione n. 158/E del 15 giugno 2009. Pur se riferite alla fatturazione elettronica, espongono criteri applicabili anche agli altri documenti di interesse.
I documenti informatici conservati digitalmente consentono di assicurare nel tempo la piena validità legale, con un’efficacia giuridica equivalente a quella tradizionalmente riconosciuta al documento cartaceo. Attraverso l’apposizione della firma digitale automatica e della marca temporale, infatti, è possibile digitalizzare qualsiasi tipo di documento rilevante ai fini civilistici e fiscali e renderlo immodificabile, non deteriorabile e disponibile nel tempo nella sua autenticità.
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