In questo periodo storico la firma digitale offre agli studi professionali la possibilità di lavorare a distanza in modo efficace, veloce e sicuro.
Gestionali in cloud, telefonia VOIP, VPN, storage remoto, sistemi per la collaborazione a distanza: tutte queste soluzioni erano già presenti prima dell’emergenza sanitaria e una piccola ma importante fetta di studi professionali poteva disporne. Quasi nessuno di loro, però, aveva effettivamente utilizzato in modo massiccio, assiduo ed esclusivo questi strumenti per l’operatività del proprio business.
Con marzo 2020 tutto è cambiato: l’innovazione tecnologica è stata infatti l’unico elemento che ha permesso ad avvocati, a consulenti e a commercialisti di continuare a essere operativi.
Ora, dopo lunghe settimane di lockdown e di contenimento del contagio, il periodo di smart working obbligatorio – o di home working, come probabilmente è più corretto definire la modalità di lavoro adottata durante l’emergenza sanitaria – è terminato. Eppure permane la necessità di mantenere il distanziamento sociale e di evitare gli incontri non strettamente indispensabili: tutti gli studi si affacciano a un periodo probabilmente lungo in cui, per quanto possibile, si continuerà a fare le cose “a distanza”.
É dunque cruciale trovare degli strumenti, dei metodi e degli approcci mirati per rendere davvero efficiente questa modalità di lavoro, ricordando che tutte le tecnologie citate sopra non sono state pensate e sviluppate per mantenere i business operativi durante una pandemia, ma per rendere il lavoro più rapido, più efficace, più sicuro, più conveniente – e sì, anche più comodo. È bene quindi guardare sia ai vantaggi delle nuove tecnologie in questo peculiare periodo storico, sia ai benefici che le stesse possono garantire in un contesto assolutamente normale.
Una delle soluzioni innovative più utili per gli studi professionali è quella della firma digitale, che, oltre a rispondere a specifici adempimenti normativi, rappresenta un passaggio fondamentale verso il nuovo modo di lavorare. Vediamo quali sono nello specifico i vantaggi della firma digitale.
I vantaggi della firma digitale nel 2020
Tutti i professionisti, ormai, sanno bene cos’è la firma digitale, introdotta nell’ordinamento del nostro Paese con il dpr 513/97. Si tratta di una firma elettronica (dal punto di vista legislativo viene indicata come firma “qualificata”) valida in Italia come in Europa. Come spiegato nell’articolo 24 del Codice dell’amministrazione digitale, la firma digitale fa riferimento «in maniera univoca ad un solo soggetto e al documento o all’insieme di documenti cui è apposta o associata», e va a sostituire o eventualmente a integrare «l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente». A differenza della “semplice” firma elettronica, la firma digitale ha il valore della firma autografa e presenta parecchi vantaggi rispetto alla prima.
In particolare, la firma digitale:
- offre in questo periodo storico agli studi professionali la possibilità di lavorare a distanza in modo efficace e sicuro; senza di essa nella maggior parte dei casi sarebbe invece necessario, per continuare a essere operativi, lavorare “in presenza”;
- permette di velocizzare tante attività che, notoriamente, rallentavano gli studi professionali, come l’apposizione di numerose firme anche per le operazioni più semplici: con la firma digitale tutto si risolve in pochi clic;
- questo peculiare formato di firma elettronica semplifica notevolmente il lavoro di chi opera negli studi professionali: si pensi a quanto può essere vantaggioso eliminare tutte le operazioni di stampa, di firma autografa, di catalogazione e di archiviazione del documento cartaceo;
- consente di tagliare i costi relativi alla gestione dell’archivio cartaceo, i quali, tenendo conto di carta, inchiostro, stampanti, energia elettrica, tempi di gestione, ingombro fisico, non sono trascurabili;
- aiuta gli studi a raggiungere un altissimo livello di sicurezza: i documenti fiscali possono essere infatti firmati solamente dal cliente, attraverso un particolare e preciso procedimento, fornendo ai professionisti un elevato grado di certezza.
Zucchetti fornisce una soluzione per l’apposizione della firma digitale che garantisce integrità, autenticità e non ripudiabilità: basta davvero poco per rendere le attività dello studio più veloci, più sicure e meno costose.
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