La conservazione sostitutiva permette di custodire nel tempo gli archivi digitali da un punto di vista tecnico e legale, ma per implementarla al meglio occorre conoscere gli strumenti e la normativa. Analizziamo quindi cos’è la conservazione, le normative di riferimento e gli strumenti per la conservazione dei documenti informatici.

Cos’è la Conservazione

La conservazione è l’attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici.

Nei casi previsti dalla norma, grazie alla conservazione sostitutiva, è possibile distruggere il documento originale cartaceo o di non procedere alla stampa dello stesso.

Il sistema di conservazione, come previsto dall’art.44 del CAD, garantisce infatti autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici.

La normativa di riferimento

Le norme di riferimento in relazione al documento informatico sono il D.Lgs. n. 82 del 2005 (c.d. “Codice dell’Amministrazione Digitale” o “CAD”) e i decreti che ad esso hanno dato attuazione, sia in generale (DPCM 22 febbraio 2013, 3 dicembre 2013 e 13 novembre 2014, rispettivamente in tema di regole tecniche per le firme elettroniche, la conservazione e la formazione dei documenti informatici) sia nello specifico per l’ambito tributario (si veda il D.M. 17 giugno 2014, recante “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto”). 

A partire da gennaio 2022 sarà obbligatoria l’adozione delle Linee guida su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici predisposte da Agid – Agenzia per l’Italia digitale (l’entrata in vigore iniziale era prevista per il 7/6/2021, ma il termine è stato poi prorogato). 

Il Documento Informatico

Per meglio comprendere la natura e la rilevanza del documento informatico, occorre innanzitutto delinearne la differenza con il documento analogico. Quest’ultimo è un documento formato su supporto cartaceo prodotto con strumenti analogici (es. documento scritto a mano o a macchina da scrivere) o con strumenti informatici (es. documento prodotto con un sistema di videoscrittura e stampato). 

Il documento informatico, o digitale, è invece una “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”. 

Formazione del documento informatico

Il documento informatico è formato mediante una delle seguenti principali modalità (indicazioni già aggiornate alle linee guida Agid): 

  1. creazione tramite l’utilizzo di strumenti software o servizi cloud qualificati che assicurino la produzione di documenti nei formati e nel rispetto delle regole di interoperabilità; 
  2. acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico; 
  3. memorizzazione su supporto informatico in formato digitale delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente; 
  4. generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più banche dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.  

Gli strumenti per conservare i documenti

Gli strumenti utilizzati per sostituire i documenti cartacei sono differenti.

Analizziamone alcuni.

Firma elettronica

  • Firma elettronica: l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica.
  • La firma elettronica avanzata: insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l’identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati (valore probatorio: firma autografa riconducibile al titolare se la parte che vuole avvalersene ne dimostra la conformità ai requisiti di legge). 
  • La firma elettronica qualificata: un particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma (valore probatorio: firma autografa legalmente riconosciuta). 

Firma Digitale

Per garantire la non modificabilità e l’integrità del documento informatico, occorre sempre l’apposizione di una firma elettronica qualificata o di un sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata (tra cui la firma digitale). 

Per quanto riguarda in particolare la firma digitale, si tratta di una firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici. 

La firma digitale, che deve essere apposta in caso di conservazione sostitutiva del LUL, costituisce l’equivalente elettronico di una firma autografa (olografa). Attraverso una procedura informatica (validazione) sono garantite ai documenti informatici le seguenti caratteristiche: 

  • autenticità: la firma digitale garantisce l’identità del sottoscrittore del documento; 
  • integrità: la firma digitale assicura che il documento non sia stato modificato dopo essere stato firmato digitalmente; 
  • non ripudiabilità: la firma digitale attribuisce piena validità legale al documento, pertanto il documento non può essere ripudiato dal sottoscrittore. 

Per generare una firma digitale è necessario utilizzare una coppia di chiavi digitali asimmetriche attribuite in maniera univoca ad un soggetto (titolare della firma). 

La chiave privata è conosciuta solo dal titolare ed è usata per generare la firma digitale da apporre al documento. La chiave pubblica può essere usata da chiunque ne abbia necessità per verificare l’autenticità della firma.  (Fonte: Lavorofacile.it)

Marca temporale

Il metodo più diffuso di validazione temporale è la c.d. “marca temporale” o “time stamp”, intendendosi con ciò, “il riferimento temporale che consente la validazione temporale e che dimostra l’esistenza di un’evidenza informatica (ad es. un documento informatico) in un tempo certo”. La marca temporale, in quanto attestazione, ha pieno valore legale solo se ottenuta/apposta mediante l’intervento di una terza parte fidata ed imparziale, ossia di un Certificatore Accreditato (c.d. TSA), che opera nel rispetto delle norme vigenti.

I formati

Esistono diversi tipi di formati documentali che possono essere conservati digitalmente indichiamone alcuni:

  • Testi/documenti (DOC, HTML, PDF, …)
  • Calcolo (XLS, …)
  • Immagini (GIF, JPG, BMP, TIF, EPS, SVG, …)
  • Suoni (MP3, WAV, …)
  • Video (MPG, MPEG, AVI, WMV, …)
  • Eseguibili (EXE, …)
  • Archiviazione e Compressione (ZIP, RAR, …)
  • Formati email (SMTP/MIME, …)

Archiviazione e conservazione: differenze

Archiviazione e conservazione non sono sinonimi, ed è molto importante comprenderne la differenza.

Con il termine archiviazione documentale si fa riferimento a quel processo che consiste nel “salvare” un documento digitale (digitale dall’origine o scansionato) all’interno di uno spazio digitale dedicato (supporti digitali di vario tipo), così come si archivierebbe un documento cartaceo in un raccoglitore.

Con il termine conservazione digitale si intende, invece, un processo ben più complesso che consente di prolungare nel tempo, la validità legale del documento stesso.

Si conservano digitalmente anche i documenti già digitali all’origine (dematerializzazione).

La conservazione è quindi un processo successivo all’archiviazione.

Documenti che possono essere conservati digitalmente

  • scritture contabili obbligatorie: libro giornale e libro degli inventari
  • scritture ausiliarie
  • registro dei beni ammortizzabili
  • libri sociali
  • bilancio d’esercizio: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa, registri IVA
  • dichiarazioni fiscali (UNICO, 730, 770)
  • documenti fiscali e contributivi del rapporto di lavoro (CU, note spese, denunce uniemens …)
  • documenti contrattuali relativi al rapporto di lavoro (lettera assunzione, passaggi di livello, …)
  • modelli di pagamento (F23 e F24)
  • fatture
  • ricevute fiscali e scontrini fiscali
  • documenti di trasporto (DDT)
  • scritture e documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo
  • fatture elettroniche
  • contratti

Chi è e cosa fa il Responsabile della Conservazione

Chi è:

Il ruolo di Responsabile della conservazione può essere ricoperto esclusivamente da una persona fisica alle dipendenze del soggetto produttore dei documenti da conservare, che affida le attività di conservazione al responsabile del servizio di conservazione. Coerentemente con quanto indicato in relazione ai soggetti a cui si applicano le Linee guida, tale vincolo vale per tutti i soggetti. Per i soggetti diversi dalla Pubblica Amministrazione, a sensi del paragrafo 4.6 Responsabile della conservazione delle Linee guida, il ruolo del responsabile della conservazione può essere svolto da un soggetto esterno all’organizzazione, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, purché terzo rispetto al Conservatore al fine di garantire la funzione del Titolare dell’oggetto di conservazione rispetto al sistema di conservazione. (Fonte Agid)

Cosa fa:

Il responsabile si occupa, quindi, di attestare il corretto svolgimento del processo di conservazione attraverso l’apposizione della propria firma digitale e applicando il relativo riferimento temporale. 

I suoi Compiti così come definiti dall’art. 44, c.1 -quater del CAD sono i seguenti:

  1. definisce le politiche di conservazione e i requisiti funzionali del sistema di conservazione, in conformità alla normativa vigente e tenuto conto degli standard internazionali, in ragione delle specificità degli oggetti digitali da conservare (documenti informatici, aggregazioni informatiche, archivio informatico), della natura delle attività che il Titolare dell’oggetto di conservazione svolge e delle caratteristiche del sistema di gestione documentale adottato;
  2. gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;
  3. genera e sottoscrive il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
  4. genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
  5. effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
  6. effettua la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità e della leggibilità dei documenti informatici e delle aggregazioni documentarie degli archivi;
  7. al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;
  8. provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
  9. adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione come previsto dal par. 4.11;
  10. assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
  11. assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
  12. provvede per le amministrazioni statali centrali e periferiche a versare i documenti informatici, le aggregazioni informatiche e gli archivi informatici, nonché gli strumenti che ne garantiscono la consultazione, rispettivamente all’Archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato territorialmente competenti, secondo le tempistiche fissate dall’art. 41, comma 1, del Codice dei beni culturali;
  13. predispone il manuale di conservazione di cui al par. 4.7 e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti. (Fonte: Agid)

Vantaggi della conservazione sostitutiva

Sono differenti i vantaggi e i benefici generati dall’introduzione di un corretto sistema di conservazione:

  • rapidità nel reperimento dei documenti e delle informazioni;
  • efficienza organizzativa;
  • controllo di tutti i processi documentali;
  • riduzione dei tempi durante le visite ispettive;
  • riduzione del costo di gestione degli archivi cartacei;

Delegare la conservazione sostitutiva ad un soggetto specializzato garantisce una serie di vantaggi:

  • adempiere in modo corretto alla normativa in totale sicurezza;
  • i documenti sono preservati nella loro integrità e leggibilità per tutto il periodo previsto dalla norma. Viene garantita la tracciabilità di ogni attività e la riservatezza delle informazioni;
  • riduzioni dei costi legati all’introduzione di un’area dedicata
 

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