Gestionali aggiornati permettono di automatizzare gran parte delle attività, aiutando il commercialista a gestire scadenze, scritture e registri in modo preciso e puntuale.
Per il commercialista la primavera coincide con i preparativi per l’imminente campagna fiscale.
Al netto della situazione del tutto particolare che si è venuta a creare in seguito allo scoppio e al perdurare dell’emergenza sanitaria, che rende il compito del professionista ancora più delicato, la gestione della campagna fiscale presenta sempre alcune insidie per lo studio: pensiamo ad esempio alle scadenze che cambiano di anno in anno, o alle sovrapposizioni degli adempimenti.
Nessuna campagna fiscale è uguale all’altra e ogni volta è necessario rivedere – almeno in parte – il proprio modello organizzativo. L’obiettivo è sempre quello di offrire ai clienti un buon servizio, gestendo le operazioni nel modo più semplice, preciso e puntuale possibile.
Affinché questo sia possibile, servono competenze, un’efficace check list e strumenti appositi.
La raccolta digitale dei documenti necessari
Per essere davvero utile alle aziende clienti, offrendo loro un servizio dal valore aggiunto, il commercialista deve iniziare a muoversi con un approccio consulenziale.
Per poterlo fare, deve poter disporre di tutte le informazioni necessarie per gestire gli adempimenti nel modo corretto e nelle tempistiche indicate. Gran parte di queste informazioni sono già in possesso dello studio; altre spesso mancano, mentre quelle risalenti all’anno precedente vanno verificate ed eventualmente aggiornate.
Il primo passo consiste nel richiedere al cliente tutte le informazioni utili riguardo agli eventi relativi all’ultimo anno. Lo strumento tipico del commercialista per affrontare questo primo fondamentale step è la circolare informativa, che informa il cliente e dà le opportune disposizioni. I migliori software per commercialisti permettono di personalizzare, inviare e gestire la circolare in modo comodo, veloce e sicuro.
La corretta gestione digitale della circolare informativa permette di risparmiare tempo ed energie anche sul fronte della ricezione e della gestione dei documenti inoltrati dai clienti, specialmente quando i documenti vengono caricati direttamente sulle aree online riservate condivise tra commercialista e azienda.
La checklist dello studio commercialista
Una volta impostata la raccolta delle informazioni per affrontare la campagna fiscale, è il momento di organizzare internamente le operazioni necessarie per rispettare tutte le scadenze. Per non sbagliare è utile preparare delle liste dettagliate della attività necessarie: quali compiti devono essere svolti, quali documenti devono essere compilati, e via dicendo.
La checklist finale deve tenere conto delle priorità, deve essere organizzata in base alle scadenze interne ed esterne, e deve essere chiara e intuitiva per tutti gli attori coinvolti. Il progetto operativo deve infatti essere condiviso con tutto lo studio, in modo da poter assegnare i compiti ai diversi collaboratori, in base alle competenze.
Anche in questa fase gli appositi software per commercialisti giocano un ruolo fondamentale, con un prezioso contributo a livello di analisi e supporto organizzativo. Non si parla però di tool generici, ma di avanzate soluzioni digitali aggiornate dalla software house in base alle novità normative intervenute.
L’importanza di saper riconoscere il “giusto” gestionale
Per offrire un servizio di qualità ai propri clienti, anche in termini di consulenza ad alto valore aggiunto, è necessario poter contare su gestionali aggiornati per automatizzare gran parte delle attività manuali, in modo da gestire scadenze, scritture e registri in modo più preciso e puntuale, azzerando errori e inutili perdite di tempo.
In questo senso, il gestionale rappresenta un punto di riferimento per tutto lo studio ed è importante sceglierlo in modo consapevole e lungimirante.
Mai come oggi, la vera sfida in termini di innovazione dello studio è saper riconoscere e scegliere le soluzioni più adatte al proprio business, alla tipologia di clientela e alle specifiche esigenze operative. Poter dialogare con un partner tecnologico affidabile è fondamentale per destreggiarsi tre le varie possibilità offerte dal mercato e individuare il “giusto” strumento.
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