Commercialisti e consulenti del lavoro oggi possono contare su strumenti digitali sviluppati appositamente per permettere la condivisione immediata di documenti e notizie con i clienti dello Studio.
La gestione dei clienti è un aspetto fondamentale per qualsiasi attività, e non fanno eccezione gli studi professionali. Anche commercialisti e consulenti del lavoro devono riuscire a costruire, a sviluppare e a mantenere rapporti di qualità con i propri clienti, per avere stabilità nel tempo e per facilitare lo svolgimento del proprio core business.
Indubbiamente la crisi sanitaria ha mutato in modo importante la gestione dei clienti, che ha risentito del distanziamento sociale. Ma attenzione: non tutti i cambiamenti sono stati peggiorativi.
Nel mondo lavorativo, prima dell’emergenza Covid, la programmazione di appuntamenti, incontri e scambi di informazioni era spesso affidata al caso o delineata in modo astratto; il distanziamento sociale imposto a partire dalla primavera del 2020 ha invece cambiato le carte in tavola, con la necessità di programmare regolarmente appuntamenti fissi con collaboratori e con clienti, così da avere la certezza di aggiornarsi, di fare il punto della situazione e di scambiare tutte le informazioni e i documenti del caso.
Questo nuovo modo di stare vicini a distanza, sperimentato nei mesi scorsi, non dovrebbe essere per nessun motivo lasciato alle spalle al termine dell’emergenza sanitaria. Tutti, o quasi, hanno infatti imparato a dare valore alle relazioni con collaboratori, fornitori e clienti, e a riempire di contenuti efficaci ogni scambio.
Relazioni e condivisioni a distanza per lo studio professionale
In questi mesi lo abbiamo capito tutti: nel momento in cui in una realtà aziendale esistono delle criticità sul piano della comunicazione, il lavoro da remoto non può che ampliarle. Ed è per questo che molti studi si sono impegnati in tal senso, mettendo in campo dei correttivi per quanto riguarda la comunicazione con collaboratori e con clienti, anche e soprattutto nell’ottica della comunicazione da remoto, attraverso appositi strumenti online.
Durante il periodo della pandemia l’accento è stato posto quasi esclusivamente sulle peculiarità dello smart working tra collaboratori, e quindi sulla gestione della comunicazione da remoto tra colleghi, o tra manager e sottoposti; ma le relazioni a distanza esistono ovviamente anche tra azienda e clienti, tra commercialisti e aziende seguite. Ecco dunque che il commercialista deve essere in grado di attivare un canale di ascolto attivo e assiduo anche e soprattutto verso i propri clienti, partendo dal presupposto che non è sufficiente “comunicare”: l’importanza di gestire correttamente il lato emozionale della comunicazione è infatti doppia quando si parla di relazioni a distanza, non potendo contare sulla completezza e sulla fluidità dei classici scambi faccia a faccia, in presenza.
L’emergenza sanitaria ci ha insegnato i vantaggi dello smart working, e ci ha insegnato anche che gli aggiornamenti e gli scambi di informazioni tra studio e clienti devono essere continui, regolari e programmati. È necessario quindi poter contare sui giusti strumenti di condivisione tra studi professionali e clienti.
La condivisione in tempo reale di documenti e notizie
Commercialisti e consulenti del lavoro non sono lasciati da soli di fronte a questa rinnovata e aumentata necessità di comunicazione in direzione dei clienti. Esistono infatti degli strumenti digitali a disposizione dello studio professionale per la condivisione immediata con i clienti di documenti o notizie.
L’opportunità è per esempio quella di realizzare all’interno del sito web dello studio una parte dedicata espressamente alla pubblicazione di documenti; più nello specifico, lo studio potrebbe decidere di pubblicare taluni contenuti in aree comuni a tutti i navigatori, mentre altri documenti potrebbero essere caricati in aree riservate agli iscritti, oppure ai
singoli clienti.
Di più: le migliori soluzioni per la condivisione di documenti per studi professionali permettono di condividere automaticamente le informazioni con i clienti interessati direttamente da software gestionale dello studio. Per rendere la condivisione ancora più efficace è possibile impostare anche delle notifiche automatiche, le quali avviseranno i clienti via sms o via email dell’avvenuta pubblicazione di documenti.
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