La parola “controllo” assume nuovi significati: sviluppo, organizzazione e valorizzazione delle risorse. Ecco come farlo nel modo giusto, per la gratificazione di tutti all’interno dello studio.
Cosa spaventa i professionisti quando pensano al controllo di produttività all’interno del proprio studio? Il termine “controllo” o il concetto stesso di “produttività”, tradizionalmente legato alle imprese e non al libero professionista?
Il commercialista che guida le imprese e le sostiene con un’appropriata consulenza dovrebbe essere in grado di mettere in pratica anche per sé e per il proprio studio quanto realizza per i clienti.
Se il professionista avverte un senso di estraneità rispetto al tema del controllo di gestione, è bene che si fermi a ragionare sulle motivazioni. Cerchiamo di fare chiarezza insieme.
Il controllo che non spaventa. E fa migliorare.
È noto a tutti il proverbio sul calzolaio che pur provvedendo mirabilmente alle calzature dei suoi clienti cammina con le scarpe rotte. Lodevole per senso di abnegazione nei confronti della clientela, ma in quel calzolaio noteremmo una certa dose di inefficienza, antieconomicità e mancanza di cura della costruzione della propria immagine/identità.
Perché allora non applicare il controllo alla propria realtà, vale a dire al proprio studio professionale? Per timore delle reazioni dei collaboratori? Per non scalfire la routine delle relazioni? Perché si crede di avere già tutto sotto controllo?
Applicare il controllo di gestione allo studio professionale significa invece utilizzare una metodologia di miglioramento portatrice di indubbi vantaggi, sia delle relazioni umane che degli aspetti organizzativi.
Verificare sempre i risultati
In un’organizzazione che applica i princìpi del controllo di gestione c’è spazio per una certa dinamicità. Ciò che si decide non è fisso e immutabile: ci possono essere continui miglioramenti e aggiustamenti.
È la metodologia stessa a prevederlo perché propone fasi di analisi, di applicazione e poi di verifica. E proprio dalla verifica degli obiettivi si può costantemente sapere se il metodo applicato è quello corretto e se stia dando i risultati sperati.
Il controllo contribuisce moltissimo a costruire una nuova mentalità che vede lo studio professionale non più impaludato e immobile nella consuetudine, ma destinato a evolversi; a essere messo in discussione, se necessario. Ad avere ossigeno e a potersi plasmare in base alle richieste di mercato e ai cambiamenti al proprio interno.
Controllo produttività nello studio: gli strumenti idonei ci sono
Può sembrare un surplus di lavoro. E qualcuno può obiettare che per applicare la nuova metodologia del controllo servirebbe tempo, da sottrarre al resto delle attività. Ma non è così se si dispone di uno strumento capace di impostare il lavoro in modo sistematico verso una proficua razionalizzazione e valorizzazione degli sforzi.
A nessuno piace perder tempo, prefigurarsi determinati risultati e poi restare delusi dalla realtà, non riuscire a gestire il proprio tempo, avere cattive sorprese, generare frustrazione e malumori. E allora perché non correre ai ripari?
Darsi degli obiettivi, temporizzarli, verificarne gli esiti, controllare che il budget previsto per le attività non si discosti dal costo: è fondamentale scegliere il software di qualità che esegua tutto ciò in maniera agile e completa.
Crescere insieme, per tante buone ragioni
Abbiamo parlato di software, ma le persone? Naturalmente il contributo delle risorse umane è fondamentale e centrale in ogni prassi organizzativa.
Per gli addetti dello studio il controllo significa impiegare bene il proprio tempo e le proprie competenze. Vedere distribuito il lavoro in modo equo e commisurato ai tanti flussi operativi – che sono legati spesso a scadenze prevedibili, ma anche a imprevisti e inediti scenari, l’emergenza Covid lo dimostra ogni giorno – porta gratificazioni e riduce l’insoddisfazione.
Il controllo e la gestione per obiettivi porta a far perdere efficacia a quelle esternazioni, così impegnative da gestire, a volte basate solo su una percezione non corretta di quanto stia avvenendo nello Studio. Per esempio la percezione di essere subissati di lavoro in modo non equo, quella di non poter far di più nello stesso lasso di tempo, di non essere utili o apprezzati.
Il progetto organizzativo deve tenere in considerazione principalmente le caratteristiche di ogni addetto dello studio e i rapporti con le persone, per cercare di arginare o stimolare determinati comportamenti, creando per tutti un fondato senso di appagamento, lontano dalla frustrazione.
Il valore di una valida organizzazione, anche in ottica smart working
Una buona architettura organizzativa e gestionale, già in sé formidabile strumento, è anche a prova di distanze fisiche: può reggere bene l’urto della mancanza di contatti ravvicinati e dare senso e valore allo smart working, dando continuità allo studio.
Una continuità da conquistare ogni giorno, che se supportata da basi solide può contrastare gli imprevisti. Certo è che va costruita, senza affidarsi ciecamente a un andamento “che va da sé”. Ogni percorso, anche se ben impostato, va sempre monitorato.
Il coordinamento del lavoro di tutti porta sicurezza nello lo studio professionale e una maggiore energia nell’affrontare le attività. Inoltre il piano di organizzazione, nel coinvolgere gli addetti, fa leva sul loro senso di responsabilità, rafforzandone le motivazioni.
Valore Studio: l’alleato per ottimizzare la gestione
Risulta evidente quanto una buona organizzazione dello studio professionale sia fondamentale: ogni studio può individuare il software più adatto per le proprie esigenze: Valore Studio.
Con questo strumento è più facile, tra le altre cose:
- monitorare le attività degli addetti in relazione alle esigenze dei clienti;
- evitare “brutte sorprese” sull’eventuale scostamento fra tempo utilizzato e tempo effettivamente impiegato;
- verificare le previsioni di budget con dati reali.
Nessuna confusione o fraintendimento sui compiti da portare avanti, massima trasparenza del planning delle attività e delle risorse disponibili e completa vigilanza sulle scadenze da adempiere.
Spazio alle novità!
Solo una buona progettazione delle varie attività dello studio professionale può accogliere senza traumi le novità e le variazioni che la realtà del mercato impone. A partire dall’introduzione di una nuova temporizzazione delle scadenze, dalla necessità di dedicare più tempo alla consulenza, da una gestione commisurata del tempo in relazione ai singoli clienti, e così via.
I buoni sistemi di gestione portano ad un’evoluzione delle relazioni, della produttività, della competitività, consentendo di fare spazio alle novità.
Il professionista può continuare ad affidarsi semplicemente alle correnti, oppure può scegliere di accendere i motori e pilotare la propria attività.
Vuoi sapere come ottimizzare la gestione del tuo studio?