Controllare l’attività dello studio significa ridurre al minimo gli sprechi ed evitare un rapporto squilibrato tra ore di lavoro disponibili e richieste. Gli obiettivi e gli strumenti di controllo per processi più efficaci.
La metà dell’anno è un periodo di massima attività per lo studio professionale: d’istinto il commercialista vorrebbe premere il piede sull’acceleratore, per superare velocemente la campagna fiscale così da farsi trovare successivamente pronto per le scadenze in arrivo a settembre. In questa situazione, tra i vari adempimenti, non si sarebbe quindi portati a fermarsi e a riflettere sulla propria attività.
Eppure scegliere di procedere a testa bassa senza mettere in campo delle azioni di monitoraggio e di verifica significherebbe non avere alcun reale controllo sul livello di qualità delle prestazioni offerte ai clienti. Da qui, dunque, la necessità di alzare momentaneamente il piede dall’acceleratore, anzi, di fermarsi del tutto per qualche istante, per effettuare tutti i controlli del caso relativi al raggiungimento degli obiettivi predefiniti.
Prima del controllo di metà anno: la definizione degli obiettivi
L’organizzazione interna dello studio deve partire dalla definizione di obiettivi strategici piuttosto precisi, volti a massimizzare l’efficacia del proprio lavoro nelle settimane e nei mesi successivi. In mancanza di obiettivi predefiniti si correrebbe infatti il rischio di effettuare dei controlli inefficaci, senza sapere effettivamente quali criteri considerare per monitorare la propria attività nel tempo.
Definire gli obiettivi dello studio non significa semplicemente fissare le date entro le quali concludere determinati adempimenti di natura contabile e fiscale, quanto invece decidere in modo razionale quali saranno i termini da rispettare nell’organizzazione interna della attività.
Con questi traguardi ben chiari, controllare l’attività dello studio sarà facile, veloce ed efficace. Si avrà così la certezza che i processi messi in campo siano in pieno accordo con quanto stabilito, minimizzando gli sprechi di tempo e di risorse e assicurando la redditività necessaria alla crescita dello studio, con una parallela e regolare verifica della validità delle tecniche e degli strumenti adottati.
Gli strumenti per il controllo
Controllare l’attività dello studio significa ridurre al minimo gli sprechi, evitare di avere un rapporto squilibrato tra ore di lavoro disponibili e richieste, nonché verificare di optare sempre per i processi più efficaci e adeguati.
Per monitorare in modo corretto le attività a metà anno è necessario poter contare sugli strumenti di controllo più adatti, ovvero:
- un cruscotto per le attività della campagna fiscale: adottando un software per l’organizzazione dello studio commercialista è possibile valutare i tempi da dedicare a ogni singola pratica, nonché ottenere informazioni corrette sulla redditività generata da ogni cliente. Più nello specifico, è possibile strutturare un cruscotto ad hoc in grado di fornire una panoramica immediata e aggiornata in tempo reale sulla campagna fiscale in corso: in questo modo, ogni addetto potrà aggiornare il cruscotto sullo stato di avanzamento dell’attività, distinguendo per esempio le rispettive attività tra terminate, in lavorazione o evitabili;
- la verifica dello scostamento delle ore: nel momento in cui si ragiona in termini di budget orari è fondamentale controllare regolarmente lo scostamento dei tempi effettivi di lavoro rispetto a quelli previsti per ogni singolo cliente. Senza un controllo di questo tipo, il rischio è quello di ritrovarsi a giochi fatti con un computo ore ben oltre quanto preventivato; molto meglio, quindi, poter controllare – sempre con l’ausilio di un software dedicato – il rispetto dei parametri definiti in partenza, mettendo in campo, laddove necessario, correttivi per ridurre o contenere lo scostamento;
- la verifica dello scostamento dei costi: tra le varie funzioni offerte dalle soluzioni software per gli studi professionali vi è quella di ottenere informazioni precise sulla redditività generata da ogni singolo cliente. A metà anno sono state probabilmente già emesse delle fatture alla clientela; partendo da questo dato, incrociandolo con il costo effettivo delle pratiche calcolato in base al tempo dedicato a ogni singolo cliente, è possibile individuare lo scostamento tra il potenziale fatturato e i costi effettivamente affrontati. Così, anche in questo caso, sarà possibile mettere in campo delle azioni correttive.
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