Cosa ricercare in un nuovo software paghe? Tutto ciò che un software payroll deve avere per rimanere al passo coi tempi e assicurare un servizio innovativo e di qualità.
Lo studio professionale deve poter vantare dei software aggiornati, completi e di qualità per gestire la propria attività come quella delle aziende clienti: l’obiettivo è infatti quello di automatizzare gran parte delle attività gestionali, ottimizzando i processi e riducendo di conseguenza i costi per lo studio.
Se dunque la scelta di un nuovo software paghe è importante per qualsiasi azienda, diventa cruciale in particolar modo per il professionista, a partire da commercialisti e consulenti del lavoro. Va infatti sottolineato che nella maggior parte delle imprese il costo del personale rappresenta l’elemento più importante all’interno dei costi fissi, e proprio per questo motivo diventa fondamentale ridurre non solo i tempi, ma anche i margini di errore relativi alla gestione delle buste paghe.
È necessario scegliere un nuovo software per l’elaborazione delle buste paghe in tutti i casi in cui queste attività risultino tuttora gestite attraverso obsolete e pericolose tabelle Excel, nonché in tutti i casi in cui la soluzione utilizzata mostri dei limiti evidenti. Pensiamo per esempio a tutti quei software payroll che non presentano un buon servizio clienti, che non vengono aggiornati in base alle ultime modifiche legislative e che non permettono nessuna reale personalizzazione sulle reali esigenze dell’impresa.
Quali dovrebbero essere quindi le funzioni cruciali da individuare in un nuovo software paghe?
Software paghe: le funzioni must have
La scelta di un software paghe, da parte di uno studio professionale, deve essere ben ponderata, prendendo in considerazione ogni aspetto delle singole soluzioni prese in esame.
Per aiutare la decisione del professionista abbiamo stilato una lista delle principali funzioni che un software paghe al passo con i tempi deve assolutamente vantare: in assenza di uno solo di questi elementi la soluzione è da considerarsi inadatta.
- Personalizzazione del software e delle funzionalità in base alle concrete esigenze dell’azienda;
- Modifiche e aggiornamenti delle anagrafiche facili e veloci, per ridurre le tempistiche e non distogliere l’attenzione da attività ad alto valore aggiunto;
- Aggiornamento automatico del software conseguente ai vari cambi dei Contratti Collettivi Nazionali del Lavoro, con annessa spiegazione dei mutamenti avvenuti;
- Amministrazione semplificata dei cedolini e dei contratti di assunzione;
- Calcolo automatico di contributi, scatti e imposte relative al personale;
- Gestione facilitata di ferie, permessi, malattie e straordinarie;
- Integrabilità con altri software gestionali presenti in azienda;
- Funzionalità di analytics, per effettuare con pochi click una sintesi dei dati e per creare facilmente degli export;
- Evasione pratica e veloce di stipendi, incentivi, premi di produzione, trattamenti di fine rapporto e via dicendo.
Come selezionare un software payroll?
Come visto, un moderno software per l’elaborazione delle paghe deve vantare un’ampia gamma di funzionalità.
Tutto dipende peraltro dalle esigenze del singolo studio professionale: i migliori software payroll sono per esempio disponibili sia in modalità licenza, da installare presso la propria sede o su un data center, sia in modalità Software as a Service. Sta alla singola realtà scegliere quale soluzione adottare.
E ancora, i moduli da acquistare vanno scelti in base alle attività proprie di ogni reparto HR, così come le integrazioni possibili: per alcune realtà è infatti ormai improponibile un software paghe che non possa essere integrato con una soluzione per la gestione delle presenze.
Senza alcun dubbio, invece, è necessario per ogni studio e per ogni azienda orientarsi verso un software payroll che si aggiorni autonomamente in base ai cambiamenti normativi relativi ai salari, così da eliminare questa ingombrante preoccupazione. Con i veloci e frequenti cambiamenti legali, infatti, poter contare su un provider di software paghe in costante passo con i tempi è un vantaggio da non trascurare.
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