Nell’attuale contesto lavorativo è sempre più sentita la necessità di aumentare la capacità e la flessibilità del processo da chi quotidianamente è impegnato nell’elaborazione delle buste paga, per fare fronte in modo efficiente a picchi di lavoro inaspettati o a esigenze sempre più puntuali delle aziende.
Per farlo però occorrono competenze specializzate, risorse dedicate, e rimanere costantemente aggiornati sulla normativa.
La tecnologia in questo riveste un ruolo significativo, perché facilita le attività di studio mediante servizi automatizzati di aggiornamento delle tabelle contrattuali e di controllo degli elaborati, così come funzioni per ottimizzare i tempi di elaborazione o fornendo approfondimenti specifici sulla gestione dei nuovi adempimenti normativi.
Software per buste paga: il supporto essenziale per i professionisti
Tuttavia, anche questo non basta e al professionista serve un supporto extra per elaborare le paghe.
Questo perché, in un mercato del lavoro aperto, la forte concorrenza è un ostacolo nella ricerca di personale altamente qualificato per le attività di elaborazione paghe e, di contro, possono esserci criticità anche a trattenerlo.
Senza la certezza di una capacità elaborativa ampia e flessibile, appare quindi chiaro che il professionista si trovi in forte difficoltà nell’ampliare i propri servizi verso le aziende clienti, attraverso proposte a più alto valore aggiunto.
I dati dell’Osservatorio sull’utilizzo dei software busta paga
Queste dinamiche, confermate anche dall’Osservatorio Professionisti Zucchetti 2023, ricerca che ha visto la partecipazione di ben 966 studi professionali distribuiti su tutto il territorio nazionale, portano poi lo studio a dover offrire ai propri collaboratori condizioni di lavoro competitive attraverso l’offerta di benefit e incentivi, opportunità di sviluppo professionale, formazione continua e un ambiente di lavoro ricco di stimoli.
Qualche dato emblematico di queste problematiche: l’82% degli studi ritiene che i propri collaboratori abbiano estremo bisogno di adeguare le competenze digitali a fronte delle continue evoluzioni del mercato, mentre il 60% ritiene necessaria questa continua formazione per proporre nuovi servizi alle aziende.
In un contesto come quello attuale, in cui vi è una penuria di risorse qualificate e specializzate sul mercato del lavoro, si fa sempre più strada il payroll outsourcing come soluzione strategica, efficace e conveniente.
Perché scegliere service paghe?
Le motivazioni possono essere varie e diverse:
- difficoltà nell’inserire e ricercare nuovi collaboratori specializzati;
- pensionamenti, dimissioni, periodi di maternità o assenze prolungate che causano mancanza di risorse;
- difficoltà nell’elaborare grandi volumi di buste paga, soprattutto per quelle realtà il cui core business non è centrato sull’elaborazione delle paghe;
- scelta strategica di concentrare le risorse su servizi più redditizi.
Quali sono i vantaggi dei software buste paga e dei service payroll?
Il service payroll offre una semplificazione significativa dell’attività quotidiana, accompagnata da una riduzione dei costi operativi.
Gli studi che decidono di adottare l’outsourcing del processo di payroll possono ottenere numerosi vantaggi:
- aumentare la qualità del servizio offerto ai clienti, poiché esternalizzando il processo di payroll lo studio può dedicarsi, per esempio, alla consulenza o a sviluppare altri servizi a valore aggiunto, valorizzando al meglio le sue competenze;
- disporre di un team ampio e qualificato che fornisce supporto continuativo allo studio, non subendo il turn-over del personale qualificato;
- riduzione di costi di formazione interna;
- far fronte in modo ottimale ai carichi di lavoro e alle emergenze quotidiane del processo paghe;
- ottimizzare la gestione delle attività e l’impiego di tempo delle risorse;
- lavorare in un ambiente tecnologico sempre aggiornato.
Come funziona il service payroll?
Un sistema moderno e allineato alle esigenze degli studi professionali consente di scegliere tra due diverse modalità di erogazione del servizio. In funzione delle esigenze del cliente, si può optare per affidare solo l’elaborazione delle buste paga di clienti selezionati oppure affidare completamente tutto il servizio in outsourcing, dall’elaborazione passando dalla manutenzione e terminando con l’aggiornamento del software paghe.
Un outsourcing di valore, inoltre, deve:
- essere flessibile adattandosi alle esigenze dello studio professionale permettendo, per esempio, di poter attivare il servizio senza vincoli di tempo anche (anche solo per un anno);
- tutelare l’impianto e il database dello studio, la titolarità dei dati deve sempre rimanere di proprietà dello studio stesso;
- avere un coordinatore del progetto fortemente orientato agli obiettivi, ovvero un interlocutore dedicato per la gestione di tutte le attività operative. Questo rapporto costante e orientato agli obiettivi consolida la fiducia tra il provider di servizi e il cliente, permettendo a quest’ultimo di concentrarsi sullo sviluppo del proprio business mantenendo rapporti diretti con i propri clienti.
Cosa comprende il service payroll?
L’esternalizzazione del processo di gestione delle risorse umane copre una vasta gamma di attività, dalla gestione del payroll alla rilevazione presenze, dalle note spese alla gestione dei benefit. Il servizio di service consente di potenziare la capacità di elaborazione delle paghe, garantendo un supporto continuativo e affidabile da parte di un team di esperti.
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